MAKALAH
KONSEP DASAR ADMINISTRASI
Disusun Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Dasar-Dasar Administrasi
Dosen Pengampu : Subiyantoro, S.Sos., M.Si.
Disusun oleh :
Kelompok 2
Topik 1
1.
Ayu Sartika Sari (183101094)
2.
Fenela Mascik (183101014)
3.
Halim Erlando Malik (183101038)
4.
Nadya Fadhillah (183101002)
5.
Nur Kholifah (183101004)
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK NEGERI MADIUN
KATA PENGANTAR
Segala
puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat serta Hidayah-Nya pada kita
semua, sehingga kami dapat menyusun dan menyelesaikan Makalah tentang Konsep
Dasar Administrasi.
Sholawat
serta salam semoga selalu tercurahkan kepada junjungan kita, Nabi Agung
Muhammad SAW yang telah membawa kita dari zaman kegelapan menuju ke zaman yang
lebih terang.
Dalam
penulisan makalah ini banyak sekali bantuan dan dorongan serta bimbingan dari
orang lain yang diberikan kepada kami, sehingga penulisan karya tulis ini dapat
terselesaikan dengan baik. Ucapkan terimakasih yang tak terhingga penulis
sampaikan kepada :
1.
Bapak Subiyantoro, S.Sos., M.Si. selaku dosen pengampu
yang telah tulus ikhlas memberikan bimbingan dan saran-saran yang sangat
berarti dalam penyusun makalah ini.
2.
Teman-teman Administrasi Bisnis 1A yang telah membantu
tugas ini. Kami sadar bahwa penulisan makalah ini masih banyak kekurangan,
untuk perbaikan dan kemajuan. Kami membuka tangan lebar-lebar untuk kritik dan
saran yang sifatnya membangun.
Kami sangat berharap makalah ini dapat
bermanfaat untuk membawa wawasan serta pengetahuan kita semua. Sebelumnya kami
mohon maaf apabila terdapat kata-kata yang kurang berkenan.
Madiun,16 September 2018
Penulis
BAB I
1.
LATAR
BELAKANG
Administrasi mengandung pengertian sempit itu dimaksudkan
sebagai ketatausahaan yang diartikan sebagai kegiatan penyusunan
keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatan secara tertulis semua
kegiatan yang diperlukan dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai
keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama
lainnya. Dengan demikian, administrasi merupakan kegiatan
tulis menulis, mengirim, dan menyimpan keterangan. Secara umum kata
administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan untuk membantu, melayani,
mengarahkan dan mengatur semua kegiatan organisasi di dalam mencapai tujuan
secara tertib dan efisien (H.M Daryanto, 2011)
Banyak orang
beranggapan bahwa administrasi itu sama dengan juru ketik, tata usaha atau
pekerjaan yang bersangkutan dengan tulis menulis. Administrasi adalah upaya
mencapai tujuan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan orang-orang
dalam suatu pola kerjasama. Efektif dalam arti hasil yang dicapai upaya itu
sama dengan tujuan yang di tetapkan. Sedangkan, efisiensi berhubungan dengan
penggunaan sumber dana, daya dan waktu.
2.
RUMUSAN
MASALAH
1. Apakah
definisi administrasi?
2. Seperti
apa unsur-unsur administrasi?
3. Seperti
apa konsep dasar administrasi?
4. Bagaimana
prinsip-prinsip administrasi?
5. Apa
saja fungsi administrasi?
3.
TUJUAN
Penulisan
makalah ini bertujuan memenuhi tugas mata kuliah dasar-dasar administrasi serta
menambah pengetahuan lebih dalam
dan mendasar tentang Konsep Dasar Administrasi.
BAB
II
1.
PENGERTIAN
ADMINISTRASI
Dalam kehidupan sehari-hari, istilah “administrasi” banyak dipahami
sebagai kegiatan ketatausahaan, yakni hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan
tulis-menulis, catat-mencatat atau pembukuan. Pemahaman ini berangkat dari
pemahaman yang diperoleh dari bahasa Belanda: ‘administratie’ yang
maknanya clericel werek, office werek, sedangkan dalam bahasa Inggris clerical
work, office work atau pekerjaan tulis-menulis, pekerjaan kantor.
Pemahaman tersebut tidak salah, namun administrasi yang dimaknai dalam
arti sempit, sebagaimana yang dinyatakan oleh Soewarno Handayaningrat bahwa
“Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa
Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan
ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan”.
Sedangkan pengertian administrasi menurut para ahli sebagai :
1.
Arthur
Grager
2.
George
Terry
Administrasi
adalah pengendalian, dan pengorganisasian kerja, serta mobilisasi mereka yang
menerapkannya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
3.
Sondang
P. Siagian
Administrasi
adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
4.
Wijana
Administrasi
adalah “kombinasi dari semua Negara biaya rendah dan tinggi
menjalankan pemerintahan dan polisi pelaksanaan.
Administrasi
Negara melakukan fungsi bantuan pemerintah berarti pemerintah (pejabat) tidak
dapat memenuhi tugas – tugas tanpa administrasi Negara.
2.
UNSUR-UNSUR
ADMINISTRASI
a. Organisasi
Pengertian organisasi adalah suatu tempat
berkumpulnya sekelompok orang untuk bekerjasama dengan memanfaatkan sumber daya
yang ada. Di dalam suatu organisasi terdapat kegiatan yang berhubungan
dengan pengaturan, penyusunan, pembagian tugas dari suatu usaha kerjasama dalam
upaya untuk mencapai tujuan tertentu.
b.
Manajemen
Pengertian manajemen adalah suatu proses mengatur
sesuatu yang dilakukan oleh sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai
tujuan bersama. Kegiatan dalam manajemen adalah untuk menggerakkan segenap
orang serta mengarahkan semua fasilitas untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
c.
Komunikasi
Pengertian komunikasi adalah suatu aktivitas
penyampaian informasi, baik itu pesan, ide, dan gagasan, dari satu pihak ke
pihak lainnya. Komunikasi dalam aktivitas administrasi dapat dilakukan
secara verbal, melalui bahasa tubuh, maupun secara tertulis.
d.
Kepegawaian
Pengertian
kepegawaian adalah proses yang berhubungan dengan pengaturan
tenaga kerja di dalam organisasi. Proses kepegawaian dalam organisasi dimulai
dari penerimaan, pengangkatan, penempatan, pembimbingan, pengarahan, pemberhentian,
promosi, hingga pemberhentian/ pensiun.
e.
Keuangan
Pengertian
keuangan dalam administrasi adalah sesuatu yang berkaitan
dengan pembiayaan di dalam hubungan kerjasama, diantaranya; cara mendapatkan
biaya, pertanggungjawaban biaya, pengelolaan segi pembayaran, penentuan
sumber-sumber biaya, dan lain-lain.
f.
Perbekalan
Pengertian
perbekalan adalah kegiatan yang berhubungan dengan perlengkapan
dan peralatan yang diperlukan organisasi. Beberapa kegiatannya adalah pengadaan
barang, penyimpanan barang, hingga pemusnahan barang yang tidak diperlukan.
g.
Ketatausahaan
Pengertian
ketatausahaan dalam administrasi adalah kegiatan yang berkaitan
dengan pelayanan atas penyelenggaraan usaha. Misalnya, pencatatan, penyimpanan,
pengiriman, dan lain-lain. Biasanya kegiatan tata usaha ini disebut dengan
“office work” yang dilakukan di dalam kantor.
h.
Hubungan Masyarakat (Humas)
Pengertian Humas atau public relation adalah
suatu bagian dari organisasi yang fungsinya untuk melakukan interaksi,
hubungan, dan kerjasama dengan masyarakat yang terkait dengan organisasi
tersebut. Tujuan dari kegiatan humas tersebut adalah untuk mendapatkan dukungan
penuh dari masyarakat terhadap organisasi tersebut secara sadar dan sukarela.
3.
PRINSIP-PRINSIP
ADMINISTRASI
Untuk mewujudkan
suatu administrasi yang baik diperlukan hal-hal yang bersifat fundamental atau
mendasar sebagai landasan dan pedoman dalam bertindak atau yang disebut dengan
prinsip-prinsip. Terdapat dua pendapat yang cukup terkenal terkait dengan
prinsip-prinsip administrasi, yakni dari:
Max Weber dan Henri Fayol.
Dengan lebih
menekankan pada hierarki yang ketat, peraturan yang jelas, dan jalur kewenangan
yang jelas, Max Weber mengemukakan prinsip-prinsip administrasi sebagai berikut
:
a.
Pembagian Kerja
Pekerjaan
dipecah-pecah sesuai keahlian/pembagian kerja menjadi jelas.
b.
Hirarki Kewenangan
Jabatan yang
lebih rendah berada di bawah kontrol jabatan yang lebih tinggi melalui garis komando/koordinasi yang
jelas.
c.
Formalisasi
Peraturan/prosedur-prosedur
formal menjadi sistem standar dalam pengaturan perilaku anggota organisasi.
d.
Impersonal
Tidak melibatkan
perasaan pribadi dan tidak ada konflik kepentingan dalam pengambilan keputusan.
e.
Keputusan Personalia
Berdasarkan Kemampuan Merit
system
Mengambil
keputusan yang terkait dengan seleksi/promosi berdasarkan kualifikasi/prestasi.
f.
Adanya Jenjang
Karir
Dalam rangka pembinaan karir dan
menjaga komitmen terhadap organisasi.
g.
Pemisahan yang Jelas
antara Kehidupan Pribadi dan Organisasi
Anggota organisasi dapat memisahkan
kehidupan pribadi dengan kehidupan organisasi, pengambilan keputusan dilakukan
secara rasional.
Sedang Henri
Fayol yang lebih menekankan pada persoalan teknis, komersial, keamanan,
keuangan, akuntansi, dan operasi administrasi, mengemukakan prinsip-prinsip
administrasi sebagai berikut :
a.
Division of Labor/Work
Spesialisasi pekerjaan disusun dalam
rangka meningkatkan produktivitas.
b.
Authority and
Responsibility
Dalam setiap pelaksanaan kegiatan,
wewenang harus berjalan seiring dengan tanggung jawab.
c.
Discipline
Setiap
anggota organisasi harus mentaati dan menghormati peraturan
organisasi/menerapkan hukuman yang adil bagi yang menyimpang.
d.
Unity of Command
Kesatuan perintah/komando, setiap bawahan
hanya menerima perintah dari seorang atasan.
e.
Unity of Direction
Kesatuan arah, setiap kelompok kegiatan
organisasi yang memiliki tujuan sama dipimpin oleh seorang pimpinan/manajer
melalui suatu rencana.
f.
Subordination of Individual
Interest to the Common Good
Mendahulukan kepentingan umum/organisasi
g.
Remuneration
Gaji/pengupahan harus diberikan secara
adil, sesuai dengan jasa yang telah diberikan, dalam arti: bijaksana, adil,
tidak eksploitatif, dan dapat memuaskan pihak-pihak terkait.
h.
Centralization and
Decentralization
Sentralisasi dan desentralisasi harus
diatur secara seimbang.
i.
The Hierarchy
Hubungan antar tugas harus disusun
berdasar suatu hierarki atas bawah dan diikuti dengan komunikasi yang efektif.
j.
Order
Ada tata tertib peraturan dalam rangka
menempatkan orang dan bahan pada waktu dan tempat yang tepat.
k.
Equity
Atasan harus baik/jujur kepada bawahan,
persamaan perlakuan dalam organisasi.
l.
Stability of Staff
Perencanaan personalia dibuat teratur dan
memastikan adanya pengganti guna mengisi kekosongan (kemanan dan kepastian
kerja).
m.
Initiative
Dalam setiap kegiatan/tugas pekerjaan
dimungkinkan untuk melakukan prakarsaprakarsa.
n.
Sprit de Corps
Mendorong semangat kelompok dalam rangka
membangun keselarasan, persatuan, dan kesetiakawanan/kebanggaan dalam
organisasi.
Dari
prinsip-prinsip administrasi yang dikemukakan oleh dua orang ahli tersebut
dapat ditarik kesimpulan bahwa prinsip-prinsip administrasi setidaknya mencakup :
1.
Adanya pembagian
kerja, spesialisasi pekerjaan sesuai keahlian
2.
Adanya kesatuan
perintah, kesatuan arah, dan hubungan antar tugas/hierarki posisi atas-bawah
3.
Adanya
peraturan, disiplin, dan semangat kelompok (esprit
de corps)
4.
Adanya
keadilan/persamaan perlakuan, keamanan, dan kepastian kerja.
4.
TUJUAN
ADMINISTRASI
1.
Agar seorang
usaha dapat memantau aktivitas administrasi perusahaannya.
2.
Agar seorang
pelaksana usaha dapat menilai kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaan.
3.
Agar seorang
pelaksana usaha dapat menyusun program peningkatan usaha dan kegiatan
pengorganisasian.
4.
Agar seorang
pelaksana usaha dapat mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi
perusahaan.
5.
FUNGSI-FUNGSI
ADMINISTRASI
a. Planning (Perencanaan)
Planning merupakan
sebuah penyusunan perencana yang membutuhkan
sebuah aktivitas administrasi, misalnya dalam pengumpulan data,
pengolahan data, dan penyusunan perencanaan.
b. Organizing
(pengorganisasian)
Organizing adalah suatu
aktivitas menyusun dan membangun suatu komunikasi kerja antara
anggota-anggota sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai
suatu tujuan-tujuan yang telah ditargetkan.
c. Coordinating
(Koordinasi)
Coordinating merupakan
sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar
berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan
aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan
suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam
suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
d. Reporting (Laporan)
Reporting adalah manajemen
yang berada pada suatu penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan
dengan pemberian sebuah laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih
tinggi baik lisan ataupun tulisan yang sehingga dalam menerima suatu laporan
bisa mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas orang yang memberi
laporan.
e. Budgeting (Biaya)
Budgeting adalah suatu
aktivitas yang mengelola dan perencanaan yang berkepanjangan yang berhubungan
dengan keuangan atau anggaran.
f. Staffing (Kepegawaian)
Staffing adalah salah
satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada sebuah organiasi mulai
dari merekrut sebuah tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha untuk
setiap tenaga petugas memberi suatu daya guna yang maksimal kepada organisasi.
g. Directing (Pengarahan
atau Bimbingan)
Directing merupakan salah
satu fungsi manajemen yang berinteraksi dengan usaha memberi bimbingan, saran,
perintah-perintah, untuk tugas yang dilakukan dengan baik dan benar-benar
tertuju dari yang sudah ditentukan semula.
BAB
III
KESIMPULAN
Administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu
hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat,
ketik-mengketik, pembukuan ringan, dan catat-mencatat atau pembukuan..
Unsur-unsur administrasi ada 8, yaitu :
1. Organisasi
2. Manajemen
3. Komunikasi
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Ketatausahaan
8. Hubungan
Masyarakat (Humas)
Selain itu, prinsip-prinsip
administrasi setidak-tidaknya mencakup :
1.
Adanya pembagian
kerja, spesialisasi pekerjaan sesuai keahlian
2.
Adanya kesatuan
perintah, kesatuan arah, dan hubungan antar tugas/hierarki posisi atas-bawah
3.
Adanya
peraturan, disiplin, dan semangat kelompok (esprit
de corps)
4.
Adanya
keadilan/persamaan perlakuan, keamanan, dan kepastian kerja.
Beberapa tujuan dari administrasi
adalah agar
seorang wirausaha
dapat memantau aktivitas administrasi perusahaannya, menilai kegiatan-kegiatan
pengorganisasian perusahaan, menyusun
program peningkatan usaha dan kegiatan pengorganisasian, serta mengamankan kegiatan-kegiatan usaha
dan organisasi perusahaan. Dalam administrasi terdapat 7
fungsi yaitu :
1.
Planning (Perencanaan)
2.
Organizing (pengorganisasian)
3.
Coordinating (Koordinasi)
4.
Reporting (Laporan)
5.
Budgeting (Biaya)
6.
Staffing (Kepegawaian)
7. Directing
(Pengarahan atau Bimbingan)
eprints.ums.ac.id/36763/7/BAB%20I%20administrasi.pdf
